Mini-Handbuch Meetings leiten - Besprechungen, Arbeitstreffen, Telefonmeetings und Videokonferenzen souverän vorbereiten und durchführen

Schritt 1: Entscheiden Sie sich für das allgemeine Ziel, das Sie für jeden TOP erreichen wollen. Berücksichtigen Sie dabei jetzt schon die Teilnehmer Ihrer Besprechung.

Sie finden in der folgenden Checkliste eine Reihe von allgemein formulierten Zielen. Diese helfen Ihnen, Ihr konkretes Ziel zu formulieren. Zwingen Sie sich – mit Blick auf jeden Ihrer Tagesordnungspunkte – zumindest eine der hier vorgeschlagenen Möglichkeiten anzukreuzen. Vielleicht ertappen Sie sich dabei, dass Sie selbst noch unsicher sind, noch widersprüchliche Ziele im Kopf haben. Überlegen Sie dann, was Sie wirklich erreichen wollen.

Gleichzeitig bietet diese Checkliste die Möglichkeit, sich erste Gedanken über die Teilnehmer zu machen, mit denen zusammen Sie Ihre Ziele erreichen wollen.

• Kompetenz der Gruppe kann Sie zum Nachdenken darüber anregen, ob mit den schon eingeladenen oder angedachten Teilnehmern das von Ihnen favorisierte Ziel überhaupt zu erreichen ist. Sind die Anwesenden beispielsweise befugt, Entscheidungen zu treffen, sind sie von ihrer Position im Unternehmen her überhaupt in der Lage, Maßnahmen zu vereinbaren?

• Motivation der Gruppe kann Sie auf die Beziehungsebene einstimmen: Für wie motiviert schätzen Sie die Anwesenden ein, wenn es um das Erreichen Ihres Ziels geht? Welche Schwierigkeiten werden noch auf Sie zukommen, welche Chancen bieten sich, wenn diese Gruppe das besondere Thema bearbeitet?

Schritt 2: Formulieren Sie die konkreten Ziele für jeden Tagesordnungspunkt. Denken Sie dabei auch an die mögliche Unterstützung beziehungsweise Behinderung durch die Teilnehmer Ihrer Besprechung.

Aus Erfahrung wissen wir, dass es vielen Menschen schwerfällt, konkrete Ziele zu formulieren und diese auch noch aufzuschreiben. Häufig hat man eine erste Idee im Kopf, die einem gefällt und mit der man in die Besprechung geht. Erst während der Diskussion wird plötzlich deutlich, dass dies so nicht funktioniert. Daher unser Appell: Gewöhnen Sie sich daran, Ihre Ziele immer aufzuschreiben. Vielleicht geht es Ihnen wie uns, dass wir erst beim Ausformulieren merken, wie unausgegoren manche Vorstellungen noch sind. Dann geht es ans Nachdenken, Umformulieren und immer wieder um die Frage: Was will ich genau mit dieser Gruppe bei diesem Thema in der dafür vorgesehenen Zeit am Ende der Sitzung erreicht haben? Folgendes Arbeitsblatt soll Ihnen beim zügigen Ausformulieren Ihrer Ziele helfen.